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Das „neue Outlook“ von Microsoft sorgt für Verwirrung, da wichtige Funktionen fehlen und Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes aufkommen. Seit seiner Einführung vor einem Jahr wird es immer aggressiver als Nachfolger der klassischen Version beworben und ist mittlerweile Teil von Windows 11. Das Programm vereint die kostenlosen Apps für Mail, Kalender und Personen in einer Anwendung, funktioniert jedoch hauptsächlich als WebView2-Cloud-Anwendung mit zusätzlichen Funktionen. Es ermöglicht zudem die Anbindung externer Mailkonten via IMAP – unterstützt jedoch kein POP3. Nutzer sollten sich jedoch der Datenschutzrisiken bewusst sein: Bei der Einbindung fremder Konten wird lediglich eine vage Warnmeldung angezeigt, in der nicht hinreichend deutlich wird, dass alle erstellten Inhalte in der Microsoft Cloud gespeichert werden. Daher stellt sich die Frage: Umsteigen oder lieber Abstand halten?

Datenschutz?
Datenschutz im neuen Outlook ist problematisch. Bei der Anmeldung eines Fremdanbietermailkontos werden Benutzerdaten und vorhandene Mails ohne ausreichende Transparenz in die Microsoft-Cloud übertragen. Statt einer direkten Kommunikation zwischen dem Nutzer und dem Mailserver, delegiert Outlook diese Aufgabe an einen Microsoft-Server. Dadurch erhält Microsoft Zugriff auf die Anmeldedaten und alle Nachrichten, was bedeutet, dass Microsoft zu einem zusätzlichen Mailprovider wird, der zwischen dem Nutzer und dessen eigentlichem Provider agiert. Dies wirft erhebliche Datenschutzbedenken auf.

Der Druck durch Microsoft steigt
Microsoft hat angekündigt, den neuen Mailclient „neues Outlook“ als vollständigen Ersatz für das klassische Outlook aus dem Office-Paket zu etablieren. Obwohl es noch kein konkretes Datum für die endgültige Einstellung des Supports des klassischen Outlook gibt – voraussichtlich jedoch nicht vor 2029 – wird der Druck zur Nutzung des neuen Clients erhöht. Ab 2026 erfolgt eine Zwangsumstellung für Microsoft 365-Nutzer.

Der Wechsel birgt im Unternehmensumfeld Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz. Wenn Unternehmen nicht Exchange Online nutzen, könnte die Weiterleitung von Daten über Microsoft-Server mit internen Richtlinien kollidieren. Der Rückwechsel zum klassischen Outlook ist bislang unkompliziert, doch viele sehen in diesem Vorgang eher ein Downgrade als ein echtes Update.

Wie weiter?
Das neue Outlook ist für Privatnutzer ein funktionsfähiger Nachfolger der abgekündigten Windows-Apps Mail, Kalender und Kontakte, sofern man sich mit der geänderten Bedienung anfreunden kann. Bei Verwendung von Microsoft-Konten sind die Datenschutzbedenken weniger gravierend, da Microsoft bereits vollen Zugriff hat. Während das neue Outlook ähnlich aussieht, handelt es sich um ein eigenständiges Programm, was für Unternehmen problematisch sein kann, besonders bei externen Mailprovidern oder intern gehosteten Servern. Es wird empfohlen, dass Admins die Zwangsmigration verhindern, um Datenschutzverstöße und Schwierigkeiten im IT-Support zu vermeiden. Der reduzierte Funktionsumfang im Vergleich zum alten Outlook ist derzeit ein Mangel; Microsoft plant mindestens vier Jahre zur Weiterentwicklung. Es bleibt abzuwarten, ob das Projekt fortgeführt oder eingestellt wird – die Vergangenheit zeigt, dass Microsoft auch mal zurückrudert.