Die besten Tipps zur VoIP Telefonie für KMU

Heutzutage ist ein Telekommunikationssystem, das alle Anforderungen Ihrer Geschäftskommunikation erfüllt und dabei die Flexibilität bietet, die Sie in Ihrem Business benötigen, ein Muss für jedes KMU. Dabei ist der erste Schritt in diese Richtung eine moderne und etablierte Telefonanlage mit einem sogenannten VoIP (Voice Over Internet Protocol) Anschluss.

Dazu ist es wichtig, einen VoIP Anbieter und eine Telefonanlage auszuwählen, welche die kundenspezifischen Anforderungen und Kommunikationskriterien eines Unternehmens erfüllen können. Dabei können Sie je nach angebotenen VoIP Dienst auch erhebliche Kosten einsparen und sogar die Produktivität Ihrer eigenen Mitarbeiter steigern. In dem nachfolgenden Beitrag beleuchten wir Ihnen die besten Tipps für eine optimale VoIP Telefonie in Ihrem KMU.

Die Vorteile bei der Nutzung von VoIP

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile für die Verwendung eines geschäftlichen Internet-Telefonsystems:

• Anrufe können nicht nur über VoIP-fähige Telefone, Headsets oder Konferenzstationen durchgeführt werden, sondern auch über Computer/Laptops und mobile Geräte wie Smartphones und Tablets.
• Telefonnummer können mit mehreren Mitarbeitern geteilt und so auch je nach Abteilung hinterlegt werden.
• Die Anrufdauer, Halte- und Wartezeiten und die Gesamtnutzung der Telefonanlage können leicht verfolgt werden.
• Die meisten VoIP-Dienste für Unternehmen sind mit mehreren Zusatzfunktionen wie Anrufweiterleitung, Warteschleifen, IVR-Einstellungen, Ringgruppen und Konferenzanrufe ausgestattet. Ausserdem können so auch Video Call Möglichkeiten wie MS Teams oder integrierte Chatfunktionen eingebunden werden.
• Die gleiche Telefonnummer kann von überall aus verwendet werden. Dabei benötigen Sie lediglich einen Internetanschluss.
• Bei den meisten VoIP Anbieter erhalten Sie zudem eine geschäftliche Telefonnummer, so dass Sie Ihre persönliche Handynummer nicht an Kunden und Partner weitergeben müssen.
• Mit Business VoIP Lösungen erhalten Sie günstigere Orts- und Auslandsgespräche.

Die Business-VoIP-Technologie bietet viel Flexibilität und Freiheit an, bei der Sie als KMU sehr profitieren können. Ausserdem hat sie es für Unternehmen jeder Grösse leicht gemacht, eine geschäftliche Telefonnummer zu gewährleisten. Dabei spielt die Unternehmensgrösse keine Rolle. Denn egal, ob es sich um ein kleines 1-Personen-Unternehmen, ein wachsendes 10-köpfiges Startup Team oder ein etabliertes Unternehmen mit mehreren 100 Mitarbeitern handelt. Die Business-Internettelefonie kann von jedem vorteilhaft genutzt werden.

Die Wahl des VoIP-Anbieters ist dabei matchentscheidend. Denn wenn Sie nicht auf die Wahl des Business-Providers achten, können Sie im weiteren Verlauf auf einige ernsthafte Herausforderungen stossen.

Beispielsweise variiert die Sprachqualität bei VoIP-Anrufen je nach Internetverbindung und dem von Ihnen verwendeten Dienstanbieter. Im Gegensatz zu Festnetzanschlüssen verlieren Sie die Internettelefonie-Verbindung bei einem Stromausfall oder einem Internetunterbruch. Jedoch sollte dies bei einer guten Vorbereitung und Wahl des Providers die meisten Unternehmen nicht beeinträchtigen.

Wir möchten Ihnen dazu aufzeigen, wie Sie die beste VoIP Lösung auswählen, um so von den Vorteilen in der Business Telefonie profitieren zu können.

Denn die Auswahl des richtigen Internet-Telefonie-Anbieters ist ein heikler Prozess. Die Angebote und Servicedienste variieren hierbei enorm, wobei man auf die längerfristigen Kosten ebenfalls schauen sollte. Daher müssen Sie wissen, wie Sie denjenigen auswählen, der zum Budget passt und auch Ihre Bedürfnisse und Kundenwünsche erfüllt.

Im heutigen Beitrag werden wir dazu sieben Punkte betrachten, die Sie berücksichtigen können, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen, das richtige VoIP für Ihr KMU auszuwählen.

Die Identifikation Ihrer persönlichen Telefonie Anforderungen

Anrufer-ID, Anrufweiterleitung und Warteschleifen sind nur einige Basis-Funktionen, die ein Business Telefonie-Provider anbietet. Aber auch andere erweiterte Funktionen wie Ringgruppen, IVR, Videochats, Konferenzen, Erweiterungen der Extensions, MS Teams Anbindungen u.v.m. sind möglicherweise in Ihrem Paket enthalten.

Einige Funktionen werden kostenlos mit Ihrem Abonnement geliefert, während andere nach Bedarf hinzugefügt werden. Ausserdem gibt es je nach Provider lediglich starre Funktions-Pakete oder auch praktische flexible Lösungsansätze, bei der Sie Ihr eigenes Wunschpaket selbst zusammenstellen können.

Bevor Sie sich also für einen Dienstleister, resp. für eine VoIP-Lösung entscheiden, erörtern Sie Ihre Anforderungen und listen Sie die gewünschten Funktionen auf. Sie sollten sich nicht für Konferenzfunktionen oder Wartemusik entscheiden, nur weil der Dienstanbieter sagt, dass er diese “kostenlos” hinzufügen wird. Viel wichtiger sind die längerfristige Nutzung sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten, aber vor Allem sollten Sie ein Augenmerk auf den angebotenen Service und professionelle Begleitung des Anbieters achten. Den viele Telefoniekunden fühlen sich nach dem Vertragsabschluss allein gelassen und erhalten daher weder professionellen Support noch wird bei technischen Fragen, Wünschen und Problemen nicht auf die eigenen Bedürfnisse eingegangen.

Informieren Sie sich daher gut über Ihre Anforderungen an den Business VoIP-Dienst und gehen Sie entsprechend vor.

Kostenvergleich nach der Anforderungsermittlung

Sobald Sie Ihre Anforderungen ermittelt haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie viel Sie für eine VoIP Lösung und/oder Telefonanlage bezahlen möchten. Schauen Sie sich Ihre aktuellen Telefonrechnungen und andere Ausgaben für Ihre Business Kommunikation an, die in Ihrem Geschäft entstehen. Falls Sie ein Telefonsystem in Ihrem Unternehmen von Grund auf aufbauen möchten, können Sie sich an Referenzdaten richten und so die Kosten und Investitionen einplanen und einschätzen. Notieren Sie als nächstes alle Funktionen, für die Sie bezahlen wollen, und vergleichen Sie es mit den von Ihnen benötigten VoIP-Angeboten.

Aber bevor Sie Ihre Optionen nur auf die Funktionen einschränken, nehmen Sie auch die Servicedienste Ihres derzeitigen Kommunikationssystems auf. Denn der Kundenservice wie auch der technische Support des neuen VoIP Anbieters ist ebenfalls ein Investitionsgrund, bei dem es sich lohnt, besser hinzuschauen. Ausserdem soll sich auch eine Investition in einen VoIP-Dienst längerfristig lohnen, um so auch allfällige Kosten einzusparen und dennoch von den Vorteilen eines optimalen VoIP Angebotes zu profitieren.

Integration von erweiterter Software von Drittanbieter

Abgesehen von den Anrufabwicklungsdiensten einer VoIP-Lösung, prüfen Sie auch seine Integration mit anderen Unterstützungssystemen. Wenn Sie beispielsweise über eine MS Teams Anbindung verfügen möchten, benötigen Sie eine sogenannte SIP/Team Trunk, um Ihren VoIP-Dienst mit dieser Verknüpfung zu synchronisieren. Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine MS Teams Integration mit Winet gewährleisten können. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Ihren VoIP-Dienst über eine virtuelle Telefonanlage (engl. cloud PBX) anzubinden, um so auch von flexiblen Funktionen und von einer ortsunabhängigen Nutzung zu profitieren. So können Sie zum Beispiel Ihre Telefoniefunktionen verwalten oder eigene Workflows einrichten, basierend auf Ihrer Telefonienutzung im Geschäft.

Hierzu können wir Ihnen unsere Cloud PBX Ayrix wärmstens empfehlen. Denn Dank der einfachen Bedienung lassen sich neue Telefonie Workflows via Drag and Drop einbauen und wieder anpassen. Dazu benötigen Sie nicht einmal professionelle Techniker, die Ihre gesamte Telefonanlage einrichten und verwalten. Denn Ayrix kann von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Dazu können Sie die softwarebasierte Telefonanlage von überall aus managen und verwalten. Mit dem übersichtlichen Dashboard haben Sie alle Telefonie-Geschehnisse auf dem Schirm.

Stellen Sie also sicher, dass der VoIP-Dienstleister auch solche Optionen anbieten kann. Selbst wenn sich das VoIP nicht in eine bestimmte Anwendung integrieren lässt, sollte es API-Integrationen von Drittanbietern unterstützen können.

Sicherheitsaspekte bei VoIP-Dienstleistungen

Hohe Sicherheitsvoraussetzungen sind eine Priorität für eine etablierte Business Kommunikation, was natürlich bei der Suche nach dem geeigneten VoIP-System ebenfalls beachtet werden muss. Verschiedene Telefonie-Daten von verschiedenen Anbietern durchströmen das Internet, welches als öffentlicher Dienst überhaupt nicht sicher ist. Zumindest können nicht alle Telefonie Provider eine umfangreiche Cyber-Sicherheit garantieren und haben hierbei erhebliche Sicherheitslücken.

Suchen Sie aus diesem Grund nach VoIP-Dienstanbietern, die eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten. Nebst einem robusten Verschlüsselungsrahmen sollten auch fortgeschrittene Sicherheitsoptionen wie ein sicherer Datenzugriff und Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar sein. Auch wenn es bei den meisten Ihrer Anrufe nicht um die “nationale Bedrohungen” geht, ist ein gutes Mass an Sicherheit, Vertraulichkeit und Diskretion enorm wichtig. Denn Cyberangriffe in der Internettelefonie kommen ebenfalls vor.

Wir von der Winet bieten mit unseren Produkten und Dienstleistungen die höchsten Sicherheitsstandards an. Dazu gewährleisten wir mit unserer Schweizer Qualität und jahrelanger professioneller Erfahrung die Abdeckung der wichtigsten Sicherheitsrichtlinien und -kriterien. Auch waren wir beispielsweise von der letztlich weltweit kursierenden und bedrohlichen Java-Sicherheitslücke nicht betroffen und konnten so unseren Kundenkreis vor der Cyberbedrohung vollkommen schützen.

Kundensupport und -betreuung

Wenn der VoIP-Dienst die primäre Methode sein soll, um mit Ihren Kunden, Partner und anderen Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben, muss er durch rechtzeitigen und kompetenten Service und Kundensupport unterstützt werden. Während der anfänglichen Einrichtung, der Integration von Drittanbietern oder bei allfälligen Unterbrüchen kann es bei einem Internet-Telefonie-Dienst manchmal zu Problemen kommen. Hierbei sollte ein engagierter Kundensupport rund um die Uhr verfügbar sein, um sich um die Probleme zu kümmern. Dazu zeigte sich, dass meistens die kleineren spezialisierten Provider oftmals die bessere Lösung in Bezug auf den Kundenservice sind. Denn wo grössere Telefonie-Anbieter Ihren Kundenstamm nur allgemein managen und wenig Zeit für alle Kundenanfragen haben, zeigen sich kleinere Provider mit Ihrer professionellen Erfahrung und Einsatzbereitschaft, dass sie direkt und zeitnah auf alle Kundenwünsche und Probleme eingehen.

Auch nach dem Einsatz des Dienstes benötigen Sie Hilfe bei der Wartung, der Aufrüstung oder bei Ausfällen der Ausrüstung. Nehmen Sie also ein VoIP-Produkt, das über einen vertrauenswürdigen Kundensupport verfügt. Gerne teilen wir hier unsere Erfahrungen mit Ihnen, denn die Winet hat mit Ihren langjährigen Kenntnissen im VoIP Bereich eine stets langanhaltende Kundenzufriedenheit gewährleistet, die sich mehrfach bestätigt hat. Ausserdem sind unsere professionellen Servicetechniker täglich 24 Stunden einsatzbereit und unterstützen die Kunden in jeder Hinsicht. Auch auf spezifische Kundenbedürfnisse und spezielle Lösungen gehen wir ein und besprechen den Weg gemeinsam mit unserer Kundschaft.

Auswahl, Planung und Preisgestaltung

Wenn Sie die VoIP-Provider, die Ihren Kriterien und Anforderungen entsprechen, in die engere Wahl gezogen haben, prüfen Sie deren Projektplanung. Berücksichtigen Sie neben der Software und Hardware in Ihrem Telefonie-Paket auch die Kosten für Einrichtung, Wartung und Kundensupport. Erkundigen Sie sich auch nach den Stornierungsgebühren, Rückgaberichtlinien und eventuellen Nutzungsbeschränkungen.

Beachtung von Mobilitätsmerkmalen

Alte Telefonanlagen und Kommunikationssysteme binden die Mitarbeiter an ihren Schreibtisch. Gehostete VoIP-Lösungen tun dies jedoch nicht. Viele gehostete VoIP-Provider sorgen mit etablierten Softwares, Dienstleistungen und Tools dafür, dass die Produktivität nicht nur auf das Büro beschränkt bleibt, sondern jederzeit und von überall genutzt werden kann. Das ist vor Allem in Zeiten von Home-Office und cloudbasiertem Business ein Muss.

Beachten Sie, dass beispielsweise eine virtuelle Telefonanlage kein Industriestandard ist. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nachforschungen anstellen müssen, um einen Provider zu finden, der diesen Dienst anbietet. Dazu empfehlen wir Ihnen wie bereits erwähnt unsere Cloud PBX Ayrix an, welche genau diese modernen Anforderungen erfüllt.

Schlussreflexion

Kommen wir nach unseren VoiP Tipps für KMU und Startups zum Fazit. Wenn Sie die erwähnten sieben Punkte im Auge behalten, haben Sie die besten Voraussetzungen, eine optimale Telefonanlage mit einem passenden VoIP-Anbieter auszusuchen. Einige Dienstanbieter werden Ihnen niedrige Preise anbieten, aber sie sind möglicherweise nicht zuverlässig, kompatibel mit Ihrem VoIP-Service oder gewährleisten keine Sicherheitsaspekte. Andere wiederum bieten Ihnen eine Reihe von Funktionen als Pakete an, die Sie möglicherweise nicht benötigen. Egal ob Sie sich für einen Wechsel entscheiden oder von Grund auf ein neues Telefonsystem in Ihrem Geschäft aufbauen möchten, mit den modernen Lösungen von Winet sind sie in guten Händen.

Machen Sie also eine detaillierte Liste Ihrer Erwartungen an einem VoIP-Dienst und prüfen Sie die Angebote, um das passendste auszuwählen, das Ihnen im Rahmen Ihres Budgets ein Maximum an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kundensupport bietet. Bei offenen Fragen können Sie uns gerne kontaktieren. Denn unsere Experten der Winet helfen Ihnen gerne weiter und übernehmen für Sie die Integration.