Quickguide voxGate / hostedPBX

Einführung #

In dieser Anleitung wird Ihnen erklärt, wie Sie Ihre voxGate bzw. Ihre hostedPBX konfigurieren können. Um eine reibungslose Konfiguration sicherzustellen empfehlen wir als erstes allebenötigten Daten zu sammeln um anschliessend dieser Anleitung zu folgen.

Vorbereitungen #

Eine gute Vorbereitung erleichtert Ihnen die Einrichtung Ihrer Telefonanlage enorm. Deshalb empfehlen wir die folgenden Punkte im Vorfeld mit den Mitarbeitern abzuklären. Sind die Informationen der folgenden Punkte vorhanden, können Sie mit der Konfiguration der Telefonanlage beginnen.

Nummernplan/Benutzerliste erstellen #

Jeder Benutzer auf der Telefonanlage hat seine eigene interne Rufnummer, diese muss mindestens zweistellig sein und darf nicht mit einer 0 beginnen.

Falls Sie dreistellige interne Nummern verwenden, empfehlen wir Ihnen aufgrund der Notfallnummern (112, 117, 118, 144) mit 200 zu beginnen. So bleiben Sie flexibel, wenn Sie IhreAnlage später erweitern möchten.

Achten Sie bei der Vergabe der Kennwörter auf die Sicherheitsanforderungen:mindestens 8-stellig

mindestens ein Klein- und Grossbuchstabe mindestens eine Zahl

201044 XXX XX 01044 XXX XX 00Max MusterSnom 720SUP,HRN
202044 XXX XX 02044 XXX XX 00Fritz MusterGigaset C510HRN
203044 XXX XX 03044 XXX XX 00Leo MustermannYealink TG-46SUP
204044 XXX XX 04044 XXX XX 00 
205044 XXX XX 05044 XXX XX 00
206044 XXX XX 06044 XXX XX 00
207044 XXX XX 07044 XXX XX 00
208044 XXX XX 08044 XXX XX 00
209044 XXX XX 09044 XXX XX 00
210044 XXX XX 10044 XXX XX 00
211044 XXX XX 11044 XXX XX 00

Flussdiagramm erstellen #

Mit einem Flussdiagramm können Sie den gewünschten Ablauf von einem Telefonat auch voneinem Laien aufzeichnen lassen. Ein solches Diagramm erleichtert die Einrichtung der Telefonanlage ungemein.

gelb=Menupunkt voxManager

Teilnehmer erfassen #

Als erster Schritt werden die Teilnehmer auf der Telefonanlage erfasst. Dazu wechseln Sie einfach zu Benutzer und klicken dann auf „Benutzer hinzufügen“.

Wir empfehlen zu Beginn nur die einzelnen Benutzer anzulegen, die Detaileinstellungen jedes Benutzers können zum Schluss konfiguriert werden.

Benötigt werden hier drei Felder:

Extension: interne Rufnummer

Passwort: Kennwort, wird zur Anmeldung und Registration der Telefone benötigt Name:Name für die Nebenstelle

Vergessen Sie nicht, die eingetragenen Benutzer ganz unten auf der Seite zu speichern!

Ansagetexte #

Eine Ansage aufnehmen/hochladen #

Um eine Ansage am Telefon aufzunehmen, muss als erstes ein System Record erstellt werden. Diesen können Sie unter Anlage/Sound Dateien/System Recordings finden.

Sobald Sie einen System Record erstellt haben, können Sie diesen verwalten. Sie können entweder eine Datei hochladen indem Sie unter Upload auf „Datei auswählen“ klicken, oder eine neue Ansage aufnehmen. Tragen Sie dazu Ihre Nebenstelle bei „Record“ ein um anschliessend einen Anruf von der Anlage zu erhalten.

Nun können Sie am Telefon die Ansage aufsprechen und anhören. Wenn Sie mit dieser zufrieden sind, können Sie diese mit der Taste „9“ speichern. Um diese endgültig zu speichernist es wichtig, auf der Anlage noch einmal unten auf „sichern“ zu klicken.

Ringgruppen erfassen #

Damit bei einem Anruf mehrere Telefone gleichzeitig klingeln, werden Ringgruppen verwendet. Diese Gruppen werden unter Anlage/Verteilergruppe erstellt.

Jede Gruppe hat Ihre eigene interne Rufnummer, achten Sie also bei der Vergabe darauf, dass Sie genügend Platz zwischen den internen Rufnummern der Benutzer und den Gruppen haben. So können später bei Erweiterungen der Benutzer Komplikationen vermieden werden.

Wenn Sie verschiedene Gruppen mit denselben Teilnehmern erstellen, empfehlen wir einen CID Prefix zu setzen. Dieser wird automatisch der Rufnummer vorangestellt, wenn jemand auf diese Gruppe angerufen hat. Im untenstehenden Beispiel würde also bei einem eingehenden Anruf HRN>0564704626 angezeigt werden. So weiss man bereits vor der Rufannahme, welche Rufnummer der Anrufer gewählt hat.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass beim Timeout der Gruppe eine genügend lange Zeit definiert ist. Sobald das Timeout erreicht wird, wird der Anrufer abgeworfen. Falls kein Abwurf definiert ist wird der Anruf beendet!

Benutzer einbinden #

Um einen Benutzer in eine Gruppe einzubinden klicken Sie als erstes auf das Benutzer- Symbol:

Nun können Sie einfach die gewünschten Benutzer auf die rechte Seite schieben und dieKonfiguration speichern. Externe Nummern (Mobiltelefone o.Ä.) können im separaten Reiter hinzugefügt werden.

Kalender #

Um eingehende Anrufe zu bestimmten Zeiten auf andere Ziele zu leiten gibt es die Time Conditions, welche unter Anlage/Time conditions zu finden sind.

Erstellen Sie als erstes einen Kalender und legen Sie fest, was mit dem Anruf passieren soll, wenn keine Zeiten definiertsind. Häufig wird hier auf einen Anrufbeantworter (voiceMail) abgeworfen.

Die Termineinstellungen für die Umleitungen der Anrufe können bearbeitet werden, indem Sie auf diese oder eine leere Fläche klicken. Verwenden Sie die Wiederholungs-Funktion um die normalen Geschäftszeiten nur einmal definieren zu müssen.

Rufnummerzuweisung (Inboundrouten) definieren #

Nachdem das Grundgerüst derAnlage konfiguriertwurde, werdennunnochdie Rufnummern zugewiesen. Sobald hier die Nummern eingetragen wurden, ist die Anlage von extern erreichbar.

Benötigt werden hier drei Punkte:

Name

DID (Rufnummer welche eingehend erreichbar sein soll, im Nationalen Format) Ziel (Abwurf nach: Timeconditions/Ringgruppe)

Detaileinstellungen Teilnehmer #

Zum Schluss können noch die Detaileinstellungen der einzelnen Teilnehmer konfiguriert werden. Da bereits alle Benutzer bestehen, haben Sie nun die Möglichkeit die Einstellungen für alle gleichzeitig zu übernehmen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen für andere übernehmen“. Wählen Sie anschliessend die Punkte an, welche für mehrereTeilnehmer angepasst werden sollen.

Teilnehmer intern/extern #

intern #

Je nach System haben Sie die Möglichkeit, Ihre Telefone via LAN direkt mit Ihrer Anlage zu verbinden, in diesem Fall muss die Option „Network Address Translation (NAT)“ deaktiviertwerden.

Bei internen Geräten kann die Option Plug’n’Play verwendet werden, welche eine einfache Einrichtung ermöglicht.

extern #

Wenn sich die Teilnehmer von einem externen Netzwerk anmelden, muss die Option NAT aktiviert sein um eine Registration zu erlauben. Dies ist beispielsweise bei allen hostedPBX‘ der Fall

Direktwahl/Nummernanzeige definieren #

Sie können für jeden einzelnen Benutzer eine eigene Rufnummer anzeigen lassen und Direktnummern definieren. Dazu wechseln Sie beim Benutzer auf „Trunks“. In das FeldCID wird die angezeigte Nummer eingetragen. Das DID Feld steht für die Direktwahl. Für diese Direktwahlen werden keine Inbound-Routen benötigt!

Abwürfe #

Sie können Abwürfe zwischen internen und externen Anruferbn unterschiedlich behandeln. Dazugehen Sie unter dem Benutzer auf Ext. Einstellungen.

Im untenstehenden Beispiel werden Anlagen- interne Anrufe nicht umgeleitet. Wenn jemand auf die Direktwahl des Benutzers anruft und das Gespräch nicht in 20 Sekunden angenommen wird, landet der Anrufer in der Ringgruppe „Hauptnummer“. Falls der Teilnehmer besetzt ist, wird der Anruf auf die voiceMail abgeworfen.

CID Prefixe einrichten #

CID Prefixe sind eine nützliche Hilfe zur Erkennung eingehender Anrufe. Ein Prefix ermöglicht eine Anruferkennung bevor das Gespräch entgegen genommen wird.

Eingehend #

Mit dem untenstehenden Beispiel würde ein Anruf von „056 470 46 26“ auf dem Display des Telefons so angezeigt werden: „HRN>0564704626“. So weiss man direkt, dass der Anrufer über die Hauptnummer angerufen hat.

Prefixe können unter Route/Inbound bei den jeweiligen Inbound Routen eingerichtet werden.

Ausgehend #

Sie haben die Möglichkeit, -von Ihnen definierte Vorwahlen – bestimmte Rufnummern anzuzeigen. Dies ist insbesondere für Callcenter eine nützliche Funktion, da der angerufene eine lokale Rufnummer aus der Umgebung sieht.

Global #

Unter Route/Vorwahl CID können Sie die Landes- und Regionalvorwahlen für Bereiche, indenen Sie Nummern besitzen, eintragen. Bei der aktuellen Landesvorwahl tragen Sie die Vorwahl für das Land ein, in welchem die Telefonanlage verwendet wird.

Benutzer #

Nachdem die Vorwahlbereiche unter Route erfasst wurden, können Sie die weiteren Einstellungen für jeden Benutzer einzeln definieren. Wird die Funktion für einen Benutzer aktiviert, können Sie die anzuzeigenden Rufnummern im internationalen Format eintragen. Die Anlage wird dann automatisch die eingetragene Nummer anzeigen, wenn in ein solches Vorwahlgebiet angerufen wird.

Music on Hold #

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Wartemusik nach belieben anzupassen. Sie können eine

.mp3-Datei auf die Anlage hochladen, welche dann beim halten eines Anrufers abespielt wird.Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, einen Onlineradio-Stream hinzuzufügen.

Die Music on Hold Einstellungen finden Sie unter Anlage/Sound Dateien/Music on Hold.

Dateien hochladen #

Um eine .mp3- Datei hochzuladen, wählen Sie die gewünschte Datei mittels „Datei auswählen“ aus. Anschliessend klicken Sie auf sichern und warten bis die Datei hochgeladen wurde.

Rechtliches #

Bitte beachten Sie, dass Sie nicht ohne weiteres jeden beliebigen Musiktitel auf IhrerTelefonanlage abspielen dürfen. Damit dies erlaubt ist fallen je nach Titel Gebühren bei der SUISA an. Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie am besten Direkt bei SUISA:

http://www.suisa.ch/de/kunden/branche/verkauf-gewerbe/

Wählen Sie beim obenstehenden Link den Punkt Hintergrundmusik / Music on Hold aus.

Onlineradio hinzufügen #

Um ein Onlineradio hinzuzufügen, tragen Sie den Link des Radios in das Feld IP Adresse. Umdie Übersicht über die verschiedenen Radios zu halten können Sie den Link benennen.

Dateien/Radio einbinden #

Nachdem die gewünschten Dateien oder Musikradios auf der Anlage hinzugefügt worden sind, müssen diese noch eingebunden werden, damit sie abgespielt werden.

Am einfachsten bearbeiten Sie dazu die Default- Gruppe, damit Sie bei den Benutzereinstellungen keine Anpassungen vornehmen müssen. Dazu klicken Sie auf das Musik-Symbol in der Default Gruppe. Jetzt fügen Sie die Musik/den Onlineradio mit einem Klickauf + in die Gruppe ein.

IVR erstellen #

Um ein Telefonmenu mit verschiedenen auswahlen zu erstellen, wird das IVR- Modul (Interactive Voice Response) verwendet. Dieses finden Sie unter Anlage/IVR.

Sobald Sie ein IVR erstellt haben, klicken Sie auf das „Aktionen verwalten“-Symbol:.

Untermenues erstellen #

Um Untermenues zu erstellen klicken Sie auf das „+“-Symbol auf der linken Seite. Geben Sie dem Menu einen Namen bei Punkt zwei auf dem untenstehenden Screenshot. Speichern Sie dieses anschliessend bei Punkt drei.

Aktionen verwalten #

Nachdem ein IVR angelegt wurde, muss nun noch konfiguriert werden, was mit dem Anruf geschehen soll. Untenstehend ein Beispiel für eine Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Nachdem das Gerüst konfiguriert wurde, müssen noch die weiteren Abwürfe der Untermenüs definiert werden. Dazu klicken Sie auf der Linken Seite auf das „+“-Symbol.

Legende #

playfile                  Spielt eine Sound-Datei ab

playfile_key           Spielt eine Sound-Datei ab und wartet auf eine Eingabe mit einer Ziffer playfile_string      Spielt eine Sound-Datei ab und wartet auf eine mehrziffrige Eingabe rec_file   Zeichnet das Gespräch auf

destination            Definition von einem Abwurfsziel

goto_ivr                 Weitergabe an ein anderes IVR/Untermenu get_key     wartet auf die Eingabe einer Ziffer get_string     wartet auf eine mehrziffrige Eingabe

loop                      Wiederholt die ganze Abfolge

Backup #

Um die momentane Konfiguration der Anlage zu sichern, empfehlen wir Ihnen regelmässig einBackup zu erstellen. Dazu wechseln Sie einfach auf System/Backup.

Wir empfehlen, dass Sie vor jeder geplanten Änderung ein Backup durchführen. Falls Sie eine vorherige Systemwiederherstellung benötigen, können Sie ein Backup durch das wiederkehrende Pfeilsymbol wiederherstellen. Mit dem Pfeil nach unten können Sie das gewünschte Backup auf Ihren PC herunterladen.Falls Ihr Backup eine lange Zeit in Anspruch nimmt, haben Sie ausserdem die Möglichkeit nur die Einstellungen der Anlage (ohne Gesprächsaufzeichnungen, Systemansagen & voiceMail Dateien) zu speichern.

Lokales Backup #

Standardmässig ist ein lokales Backup der Anlage eingerichtet. Mit diesen Backups können Sie Ihre Anlage wieder auf einen alten. funktionierenden Stand bringen, falls Ihnen ein Fehler bei der Konfiguration unterlaufen ist. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir das Lokale Backup auf einem Computer zu sichern, damit im Falle eines Defekts der Anlage die Einstellungen auf eine andere übernommen werden können.

FTP-Backup #

Sie haben auch die Möglichkeit ein Backup direkt auf einen externen FTP- Server zu speichern. Dazu tragen Sie unter FTP Konfiguration die benötigten Benutzerdaten sowie die Adressse des Servers an. Um die Konfiguration zu überprüfen gibt es untenstehend einen FTP Verbindungstest. Dieser teilt Ihnen mit, ob die Anlage das Backup auf dem eingetragenen Pfad speichern kann.

Provisionierungs-Assistent #

Der Provisionierungs-Assistent hilft Ihnen bei der Einrichtung der Telefone und Benutzer auf Ihrer Telefonanlage. Mit diesem können die Telefone vorkonfiguriert werden, ohne dass die Telefone aus der Originalverpackung genommen werden müssen.

Sie finden den Assistenten unter Assistent/Konfiguration:

Verwenden des Assistenten #

Starten Sie den Assisstenten, indem Sie auf die Taste „Konfigurationsassistent >>“ klicken. Anschliessend sehen Sie eineÜbersicht der momentan angelegten Benutzer Ihrer Telefonanlage.

Eintragen der MAC-Adressen #

Wenn bereits alle Benutzer erfasst sind, können Sie in der Liste die MAC-Adressen der Telefone für die jeweiligen Benutzer eintragen.

Die MAC-Adressen finden Sie auf der Verpackung oder der Rückseite Ihres Telefones.

Sind die MAC- Adressen eingetragen, können Sie mit einem Klick auf N/A unter Konfiguration die Einstellungen für das Telefon definieren.

In der Konfiguration wählen Sie den Hersteller Ihrer Telefonapparate aus. Anschliessend wählen Sie noch das Modell, die Firmware-Version und die Konfigurationsgruppe aus. Zum Schluss wird die Kundennummer von myWinet in das entsprechende Feld eingetragen.

Wurde dies so gespeichert, sind die Telefone und Benutzer bereits komplett vorbereitet. SobaldSie ein Telefon mit einer entsprechender MAC-Adresse an eine Internetverbindunganschliessen, wird automatisch die dazu passende Konfiguration geladen. Einstecken und lostelefonieren!

Support #

Weitere Informationen und Anleitungen finden Sie auf unserer Webseite unter Support/Dokumentationen und unter Support/Tech Channel.

Bei Fragen helfen wir Ihnen unter support@winet.ch gerne weiter. Gerne machen wir Sie darauf aufmerksam, dass wir Supportanfragen für technische Beratungen mit CHF 29.75 exkl. MwSt pro 10 Minuten in Rechnung stellen. Unter einer technischen Beratung verstehen wir alles was nicht mit der Erstkonfiguration Ihres Telefonaccounts oder Systemleistungen unsererseits zu tun hat.

Wir wünschen Ihnen nun viel Spass mit Ihrer Telefonanlage! Ihr myPhone-Team

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